Вміст
Чому контроль залишків і фінансів руйнується під час мультиканального торгівлі
Розрізнені канали: каса в магазині, маркетплейси, соцмережі
Коли продажі йдуть одночасно в офлайн-точці, на маркетплейсах та через соцмережі, дані про рух товарів і грошей миттєво розповзаються по різним системам. Касова програма показує одне, кабінет маркетплейсу – інше, а менеджер в Instagram фіксує замовлення в особистих повідомленнях. В результаті:
- залишки «на папері» не збігаються з фактичними
- одні й ті ж позиції можуть бути продані двічі (оверселінг)
- коректне співставлення замовлень з оплатами та поверненнями перетворюється на ручний квест
Без єдиного центру обліку «контроль залишків і фінансів» стає реактивним: ви дізнаєтеся про помилку лише тоді, коли клієнт незадоволений або поставка зірвана.
Ручний облік та Excel: помилки, затримки, касові розриви
Excel та таблиці «для себе» часто виглядають як швидкий і безкоштовний спосіб обліку. На практиці це:
- людські помилки при копіюванні формул та даних
- відсутність актуальності (файл оновили через добу, а продажі йшли весь день)
- неможливість швидко відстежити ланцюжок «замовлення – списання зі складу – оплата – витрата»
Через це з’являються касові розриви: гроші «прийшли», але ви їх не бачите в потрібній статті; поставку оплатили, але не списали правильно собівартість; маркетингові витрати не розподілені по замовленнях і «висять» окремим рядком. В результаті власнику складно зрозуміти реальний прибуток по каналах і товарах.
Втрати маржі через невраховані витрати та курсові різниці
Навіть якщо продажі враховані, фактична маржинальність і чистий прибуток часто «пливають», тому що:
- не всі непрямі витрати (реклама, комісії сервісів, зарплати менеджерів) розподілені по замовленнях
- логістика, упаковка і повернення враховуються пізно або взагалі не потрапляють в розрахунок собівартості
- при закупівлях у валюті курсові різниці та додаткові збори ігноруються
Так бізнес бачить лише виручку, але не розуміє, чому «на руках» залишається менше грошей, ніж очікувалося. Без системного підходу «контроль залишків та фінансів» перетворюється на постійні здогади і разові «розбори польотів» наприкінці місяця замість щоденної прозорості.
CRM HugeProfit як єдиний центр обліку для офлайну та онлайну
Єдина база товарів, складів, клієнтів та замовлень
HugeProfit збирає всі дані в одну систему: товари, залишки по складах, офлайн та онлайн замовлення, картки клієнтів. Це усуває дублі та розбіжності. В одному інтерфейсі ви бачите ланцюжок: замовлення – списання зі складу – оплата – доставка.
- Контроль залишків та фінансів перестає бути реактивним
- Єдиний облік продажів та складів знижує ризик оверселінгу
- Швидко видно, де лежить товар і кому він вже зарезервований
Автоматичний облік собівартості (COGS) та маржі по кожній позиції
Система сама рахує собівартість: закупівля, логістика, упаковка, комісії, курсові різниці. Після кожного руху товар переоцінюється автоматично.
- Облік собівартості та маржі без ручних формул
- Розуміння, скільки ви реально заробили на кожній позиції, категорії та каналі
- Мінімум помилок і затримок, жодних «виправимо в кінці місяця»
Прозорість фінансових потоків: виручка ≠ прибуток
В HugeProfit розділяються виручка, валовий, операційний та чистий прибуток. Непрямі витрати (реклама, комісії, зарплати, податки) розподіляються по замовленнях або категоріях.
- Видно не тільки, скільки прийшло грошей, але і скільки ви залишили собі
- Автоматизація складського обліку та фінансів знімає навантаження з Excel
- Звіти формуються в пару кліків: без довгих зведених таблиць та ручних звірок
Мобільні додатки CRM системи HugeProfit
Використовуйте всі переваги мобільного пристрою для ведення товарного обліку:
– мобільний сканер штрих-кодів,
– додавання продажів у 2 кліки,
– створення та відстеження ТТН,
– Контролювання залишків на Prom, Rozetka, OpenCart, Woocommerce, Хорошоп
– Безліч складів та співробітників
Контроль залишків у реальному часі без ручної рутини
Синхронізація з маркетплейсами та офлайн-касами
HugeProfit підтягує замовлення та списання з маркетплейсів, інтернет-магазину, офлайн-кас та соцмереж в єдиний контур. Залишки оновлюються у реальному часі, тому:
- немає оверселінгу, коли одна й та ж позиція продана двічі
- контроль залишків та фінансів стає проактивним, а не «по факту помилки»
- ви бачите, де товар фізично знаходиться і скільки доступно до продажу на кожному каналі
Інтеграції працюють автоматично: надійшло замовлення на Prom – товар зарезервований; пробили чек у магазині – залишок списаний; оформлено повернення – залишок відновлений і перерахована маржа.
Резерви, переміщення, інвентаризації «в один клік»
В HugeProfit є інструменти для резервування товару, переміщень між складами, інвентаризацій. Все оформляється за хвилини, без табличок і ручних звірок.
- Автоматизація складського обліку: документи створюються і проводяться в системі відразу
- Будь-які операції фіксуються в історії товару: хто оформив, коли, за яким замовленням
- Інвентаризація може йти поштучно, по категоріях або по локаціях, з миттєвим порівнянням факту і облікових даних
Це позбавляє від «нічних перевірок» в Excel і хаотичних списань. Результат інвентаризації відразу впливає на звіти і фінансові показники.
Фінансова аналітика: від виручки до чистого прибутку
Розділення виручки, валового, операційного та чистого прибутку
В HugeProfit фінансові показники розкладені на рівні: виручка, валовий прибуток, операційний прибуток, чистий прибуток. Це дозволяє зрозуміти, де саме втрачаються гроші.
- Виручка показує, скільки прийшло грошей з продажів, але не відображає витрат.
- Валовий прибуток враховує собівартість (COGS) і відразу показує, скільки ви заробляєте на товарі до врахування непрямих витрат.
- Операційний прибуток знімає наступні шари витрат: зарплати, маркетинг, оренда, логістика.
- Чистий прибуток враховує всі податки та фінансові витрати.
Таке розбиття допомагає власнику побачити картину цілісно: не просто «скільки продали», а скільки реально заробили на кожному каналі, категорії, SKU. Показники оновлюються автоматично після кожного руху товару або витрати, тому контроль залишків та фінансів перестає бути «ретроспективною хірургією» наприкінці місяця.
Облік непрямих витрат та їх розподіл по замовленнях та категоріях
Маркетинг, комісії сервісів, зарплати менеджерів, податки та доставка найчастіше «висять» загальним пулом. В HugeProfit ви задаєте правила розподілу:
- по частці виручки каналу або категорії
- по кількості замовлень
- по вазі або об’єму відправок
- вручну на конкретні замовлення, якщо потрібно точково врахувати витрату
Результат: облік собівартості та маржі стає коректним, а не «усередненим». Ви бачите, що, наприклад, маркетинг в Instagram дав високу виручку, але «з’їв» маржу через дорогі ліди. Або навпаки, локальна офлайн-точка показує кращу операційну прибуток завдяки низьким комісіям і логістиці.
Всі непрямі витрати фіксуються документами в системі, беруть участь у звітах і можуть бути перерозподілені заднім числом, якщо ви змінили правило. Це виключає ситуацію, коли «забули» врахувати комісію або рекламу, і прибуток «раптом» впала в кінці кварталу.
Метрики unit-економіки: LTV, CAC, ROI, ROMI та зв’язок маркетингу з прибутком
HugeProfit дозволяє зв’язати маркетингові метрики з продажами та прибутком:
- CAC (Cost of Acquisition) розраховується на основі реальних витрат на залучення та кількості перших покупок
- LTV (Lifetime Value) показує, скільки клієнт приносить за весь цикл життя, а не тільки в першому замовленні
- ROI/ROMI рахуються для кампаній, каналів і навіть окремих креативів, якщо ви ведете детальну маркування
Важливо, що ці метрики спираються не на кліки і покази, а на фактичну маржу. Ви бачите, що лід з Google Ads приніс замовлення на 3 000 грн, але з урахуванням повернення, знижки і доставки реальний прибуток по ньому склав 250 грн. Або навпаки, «дешеві» ліди з органіки дали високий LTV, і варто посилювати контент-маркетинг.
Такий підхід дозволяє будувати бюджет не «на око» і не за порадою агентства, а на основі власних даних. Контроль залишків та фінансів тут виступає фундаментом: якщо облік точний, аналітика по маркетингу стає рішенням, а не гіпотезою.
Cash flow, платіжний календар та профілактика касових розривів
Навіть при грамотному прибутку можна «встряти» в касовий розрив, якщо не враховувати терміни оплат і витрат. В HugeProfit є:
- платіжний календар з план-фактом надходжень і виплат
- облік дебіторської та кредиторської заборгованості по кожному контрагенту
- прогноз руху грошей з урахуванням поточних замовлень, поставок і обов’язкових платежів
Система показує, коли і скільки грошей реально зайде і піде, підказує, де утворюється «діра» і як її закрити: прискорити оплату, взяти знижку у постачальника за передоплату, перенести частину маркетингового бюджету. Ви не чекаєте кінця місяця, щоб зрозуміти, що грошей не вистачає на поставку.
В результаті ви управляєте не тільки прибутком, але і ліквідністю. Єдиний облік продажів та складів плюс фінансовий контур в одній системі позбавляє від постійної пересилки Excel-файлів між бухгалтером і директором.
Інтеграції та автоматизація процесів в HugeProfit
Замовлення з Prom, Rozetka, OpenCart, WooCommerce, Horoshop, ShopExpress
Всі замовлення з перерахованих платформ автоматично потрапляють в HugeProfit і зв’язуються з картками клієнтів, товарами та оплатами. Це означає, що CRM для офлайн та онлайн торгівлі отримує єдиний потік даних без ручного введення.
- Створення замовлення, списання товару зі складу та розрахунок собівартості (COGS) відбуваються відразу після імпорту.
- Єдиний облік продажів та складів виключає оверселінг: залишки оновлюються миттєво на всіх каналах.
- Можна налаштувати різні правила обробки для кожного джерела: знижки, доставки, податки, комісії маркетплейсів.
- Будь-які зміни (скасування, повернення, часткова оплата) автоматично відображаються в контролі залишків та фінансів і звітах по маржинальності.
В результаті ви бачите точну картину по кожному каналу: що продається, з якою маржею, де «зависають» витрати і як росте прибуток.
Чати з Instagram, Facebook, OLX, Telegram-бот, Viber-бот
Листування з клієнтами перетворюється на замовлення одним кліком: повідомлення з Instagram, Facebook, OLX, Telegram-бота, Viber-бота підтягуються в HugeProfit.
- Менеджер бачить історію спілкування і відразу оформляє замовлення, резервує товар, вибирає доставку і фіксує оплату.
- Чат-боти збирають заявки 24/7, передають їх в CRM і запускають автоворонки без участі співробітника.
- Всі діалоги зберігаються в картці клієнта: легко відстежити LTV, повторні продажі і причини відмов.
- Інтеграції працюють в реальному часі: як тільки клієнт написав, система сповіщає менеджера і оновлює дані.
Такий підхід позбавляє від «копіпасту» і хаосу в месенджерах: контроль залишків та фінансів синхронізований з комунікаціями, а автоматизація складського обліку і продажів виконується в фоновому режимі.
Мультивалютні поставки, ТТН, накладні, цінники в пару кліків
Система підтримує поставки в різних валютах з урахуванням курсових різниць, комісій і логістики.
- Документи (ТТН, накладні, цінники) формуються прямо в інтерфейсі, роздруковуються або відправляються посиланням.
- Прийомка товару автоматично перераховує собівартість (COGS) і впливає на облік собівартості та маржі.
- Будь-які переміщення між складами фіксуються документами, щоб не втратити жодної одиниці товару.
Так автоматизація складського обліку перестає бути мрією і стає робочим процесом.
Фінансовий облік на всіх рахунках та місцях зберігання грошей
В системі ведеться облік кожного банківського рахунку, каси, гаманця або еквайрингу.
- Видно, де фізично знаходяться гроші і скільки вільно для платежів.
- Легко контролювати дебіторку та кредиторку, планувати виплати.
- Платіжний календар та прогноз cash flow допомагають заздалегідь закривати касові розриви.
Відображення чистого прибутку щоденно по кожному товару
Кожен SKU має свій чистий прибуток, який перераховується щоденно з урахуванням усіх прямих і непрямих витрат.
- Ви бачите, які товари реально заробляють, а які «з’їдають» бюджет.
- Можна швидко відключити нерентабельні позиції або підвищити ціну.
- Це основа unit-економіки: маржа не «усереднюється», а рахується точно.
ПРРО та фіскалізація при отриманні посилки
HugeProfit підтримує ПРРО та автоматичну фіскалізацію при отриманні посилки.
- Чеки формуються і відправляються покупцеві автоматично.
- Всі фіскальні документи зберігаються в системі і доступні для контролю.
- Це знижує ризики штрафів і спрощує роботу з податковою.
Можливість підключення телефонії
Інтеграція з телефонією дозволяє фіксувати дзвінки, слухати записи і зв’язувати їх з замовленнями.
- Дзвінок клієнта відразу відкриває картку в CRM, менеджер бачить історію покупок і залишки.
- Аналітика по дзвінках допомагає оцінити конверсію менеджерів і ефективність каналів.
- CRM для офлайн та онлайн торгівлі перетворюється на повноцінний центр комунікацій.
Впровадження: як почати без болю та хаосу
Аудит поточного обліку та постановка цілей
Спочатку визначте, що саме хочете контролювати: контроль залишків та фінансів, швидкість обороту, чистий прибуток по товарах, якість роботи менеджерів. Проведіть міні-аудит: де зараз зберігаються дані (Excel, каса, маркетплейси), які процеси «провісають» (резерви, повернення, розподіл витрат). Це дозволить задати вимірювані цілі і налаштувати CRM для офлайн та онлайн торгівлі під реальні завдання, а не «загалом все».
Структура складів, статей витрат та міграція даних
Далі налаштовуємо базу: склади, місця зберігання грошей, статті доходів і витрат, податки, ПРРО, правила розподілу маркетингових витрат. Імпортуємо товари, залишки, клієнтів і замовлення з Prom, Rozetka, OpenCart, WooCommerce, Horoshop, ShopExpress і підключаємо чати з Instagram, Facebook, OLX, Telegram-бота, Viber-бота. Вже на цьому етапі включається єдиний облік продажів та складів: всі рухи фіксуються централізовано, а облік собівартості та маржі починає рахуватися автоматично.
Навчання команди та регламенти роботи
Навіть найкраща система не врятує, якщо менеджери продовжують вести замовлення «в блокноті». Створіть прості регламенти: як оформляти замовлення, коли резервувати товар, як проводити повернення, куди вносити витрати. Навчіть ключових співробітників роботі в HugeProfit:
- як дивитися чистий прибуток по кожному товару щоденно
- як використовувати платіжний календар і управляти cash flow
- як запускати фіскалізацію при отриманні посилки (ПРРО) і друкувати документи
Інтеграція телефонії дозволить менеджеру бачити картку клієнта під час дзвінка, а власнику – контролювати конверсію і якість роботи.
Контроль KPI, масштабування та постійна оптимізація
Після запуску налаштуйте панели з ключовими метриками: маржа по SKU та каналах, LTV, CAC, ROI, обертаність складу, рівень повернень. Система сама попередить про «просадки» через тригери і сповіщення. На основі даних коригуйте асортимент, ціни, рекламні бюджети.
Коли ви додаєте нові канали, склади або команди, CRM для офлайн та онлайн торгівлі масштабується без болю: архітектура вже вибудована, залишається тільки підключити новий потік даних.
Ось чому HugeProfit – оптимальний вибір: єдиний контур обліку, автоматизація складського обліку, документування всіх операцій, фінансовий облік на всіх рахунках, прозора аналітика прибутку і готовність до росту.
Підсумки: контроль без хаосу, прибуток без догадок
CRM для офлайн та онлайн торгівлі потрібна, щоб контроль залишків та фінансів став системним, а не «розбором польотів» раз на місяць. HugeProfit дає:
- Єдиний облік продажів та складів з автоматичним оновленням залишків і резервів
- Облік собівартості та маржі по кожній позиції, замовленню та каналу
- Фінансовий облік на всіх рахунках, платіжний календар та профілактику касових розривів
- Чистий прибуток щоденно по кожному товару та метрики unit-економіки (LTV, CAC, ROI)
- Інтеграції з Prom, Rozetka, OpenCart, WooCommerce, Horoshop, ShopExpress та чатами з Instagram, Facebook, OLX, Telegram-бота, Viber-бота
- ПРРО та фіскалізацію при отриманні посилки, підключення телефонії та тригерні сповіщення про просадки прибутку
Результат: менше ручної рутини, менше помилок, більше прозорості і керованого прибутку.
Обирайте найкращий план та розвивайте свій бізнес разом з нами
Безкоштовно
Впевнений
Досвідчений
Профі
Приєднуйтесь до нас на Facebook 😉