Інтернет-магазини стали невід’ємною частиною сучасної комерції. Вони представляють собою онлайн-платформи, які використовуються як фізичними, так і юридичними особами для здійснення своєї господарської діяльності.
Важливо відзначити, що для роботи інтернет-магазинів необхідне використання відповідного обладнання, такого як касові апарати (РРО/ПРРО). Це необхідно для правильного обліку і контролю фінансових операцій, а також дотримання законодавства в сфері електронної комерції.
Сучасне законодавство України в галузі електронної комерції постійно розвивається, і ми хочемо звернути вашу увагу на недавні зміни 2023 року, що стосуються використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО). Згідно зі змінами до закону про РРО (Закон 129-IX) і Податкового кодексу, інтернет-магазини повинні строго дотримуватися вимог, пов’язаних із використанням ПРРО/РРО.
Ці вимоги поширюються не тільки на юридичних осіб, але й на фізичних осіб, які здійснюють комерційну діяльність в інтернет-сфері і мають щорічний обіг понад 1320 000 грн. Суть цих вимог полягає в необхідності видачі фіскальних чеків у момент продажу товару.
Чому така вимога настільки важлива? Відповідь проста – це захід підтримки чесної конкуренції і боротьби з тіньовою економікою. Фіскальні чеки є документальним підтвердженням кожної угоди і допомагають забезпечити прозорість та довіру між продавцем і покупцем. Звісно, ми розуміємо, що впровадження РРО пристроїв може викликати певні труднощі та витрати. Однак не варто забувати, що це вкладення в довгострокове благополуччя вашого бізнесу.
Використання реєстраторів розрахунків (РРО/ПРРО) стає невід’ємною частиною роботи для продавців технічно складних побутових приладів із гарантійним обслуговуванням. Незалежно від обсягу торгового обороту, ці пристрої стануть надійними помічниками в організації фінансових операцій і відповідної звітності.
Важливо відзначити, що ПРРО і РРО є взаємозамінними і вибір конкретного реєстратора залежить від особливостей вашого бізнесу. Однак, незалежно від обраного пристрою, використання реєстратора розрахунків стане надійною гарантією виконання законодавчих вимог.
Згідно з законодавством, формування фіскального чека повинно проводитися в день оформлення замовлення. І навіть якщо замовлення було розміщено в вихідні, чек слід видати в перший робочий день. Це гарантує дотримання правил і забезпечує прозорість для клієнтів і бізнесів в онлайн-сфері торгівлі.
Видача чека і наявність РРО/ПРРО є невід’ємною частиною законодавства, що регулює проведення розрахункових операцій. Ці вимоги були введені з метою забезпечення прозорості і контролю в сфері фінансових операцій.
Видача чека – це один із способів підтвердження факту проведення розрахункової операції. Це документ, що містить інформацію про дату, час і місце здійснення покупки або послуги, а також вартість товару чи послуги. Чек є гарантією для покупця та продавця, що операція була здійснена.
Наявність РРО/ПРРО (реєстратор розрахункових операцій/переносний реєстратор розрахункових операцій) обов’язкова при здійсненні розрахункових операцій.
Невиконання вимог щодо видачі чека та наявності РРО/ПРРО може призвести до різних негативних наслідків. Наприклад, підприємці можуть бути піддані штрафам чи іншим юридичним наслідкам з боку контролюючих органів.
Для відповідності нормам у галузі онлайн-торгівлі слід приділити увагу ряду важливих умов:
- Види оплати: Проведення розрахунків готівкою або використання банківських карток.
- Місця проведення розрахунків: Чітке визначення місць, де здійснюються оплати, а також де зберігаються отримані грошові кошти.
- Пункти видачі товарів і послуг: Встановлення точок, де покупець може отримати оплачені товари або послуги.
Використання РРО/ПРРО стає обов’язковим для інтернет-магазинів у кількох випадках, які є ключовими для дотримання законодавства і забезпечення прозорості фінансових операцій.
- Якщо клієнт здійснює оплату банківською карткою через функцію “Сплатити” на веб-сайті вашого інтернет-магазину, використання РРО/ПРРО стає невід’ємною частиною процесу.
- Коли платежі здійснюються за допомогою популярних платіжних систем, таких як LiqPay від Приватбанку, Монобанку, Portmone та інших сервісів. У цьому випадку використання РРО/ПРРО є необхідним для підтвердження факту оплати та створення документального сліду кожної транзакції.
- Якщо оплата проводиться через Приват 24 – одне з найпопулярніших онлайн-банківських додатків в Україні, де податкові органи розглядають кожну транзакцію через ПРРО. Це дозволяє забезпечити прозорість та контроль над фінансовими операціями, а також сприяє дотриманню податкових зобов’язань.
Вимоги до оформлення фіскального чека для магазинів:
- Першою вимогою до оформлення фіскального чека для магазинів є вказання номера чека. Це дозволяє однозначно ідентифікувати кожну операцію продажу. Номер чека повинен бути унікальним і послідовно зростаючим, щоб уникнути дублювання або пропусків.
- Другою вимогою є вказання фіскального номера реєстратора розрахункових операцій (РРО/ПРРО). Цей номер служить для ідентифікації конкретного пристрою, який виконав реєстрацію операції продажу. Він також допомагає контролювати роботу касового обладнання та запобігає можливим шахрайським діям.
- Третьою вимогою є вказання дати і точного часу створення чека, включаючи секунди. Це необхідно для забезпечення точності та надійності даних про продаж.
- Четвертою вимогою пов’язано з використанням банківського терміналу при проведенні операцій продажу. При такому використанні необхідно вказувати ідентифікатор транзакції, який є унікальним номером кожної операції.
Чек при онлайн-оплаті товару
При онлайн-оплаті товару продавець зобов’язаний генерувати данний чек з використанням РРО/ПРРО (реєстратор розрахункових операцій/переносний реєстратор розрахункових операцій) та передавати його покупцеві разом із придбаним товаром. Фіскальний чек є документом, що підтверджує факт здійсненої оплати та є необхідним для можливості верифікації транзакції.
Отримання фіскального чека при онлайн-оплаті товару не лише є обов’язковим вимогам законодавства, але також гарантує прозорість та надійність угоди як для продавця, так і для покупця. Покупець може бути впевнений, що його оплата була коректно та безпечно проведена, а продавець має можливість підтвердити факт отримання оплати та надати необхідні документи для бухгалтерії.
Чек при оплаті в пункті видачі
При оплаті в пункті видачі товару, фіскальний чек формується та друкується на місці. Для проведення оплати доступні різні способи: можна скористатися POS-терміналом або використовувати готівкові кошти. У будь-якому випадку покупцеві надається документ, що підтверджує покупку та служить підставою для обміну або повернення товару за необхідності.
Чек при оплаті та доставці кур’єром
Використання портативного касового апарата для інтернет-магазинів власним кур’єром дозволяє здійснювати прийом оплати готівкою безпосередньо у клієнта, що підвищує зручність для покупця та може сприяти збільшенню обсягу продажів.
Однак слід відзначити, що портативний касовий апарат не може виступати єдиним ПРРО/РРО в магазині. Паралельно з кур’єрською доставкою в магазині також можуть працювати інші касові точки. Для забезпечення правильної фіскалізації всіх операцій та контролю над грошовими потоками необхідно використовувати додаткові фіскальні реєстратори.
При оплаті з використанням сторонньої кур’єрської служби
Оплата з використанням сторонньої кур’єрської служби, такої як “Нова пошта”, забезпечує зручність та надійність як для магазинів, так і для покупців. У цьому випадку магазину необхідно надати оператору нефіскальний документ, такий як накладна на переміщення товару. Цей документ підтверджує передачу товару кур’єрській службі та забезпечує прозорість у процесі доставки.
При передоплаті покупцем товару, відповідальність за РРО/ПРРО лежить на продавці, і фіскальний чек слід помістити в упаковку товару заздалегідь.
Чек при наложеному платежі
Послуга доставки товарів з наложеним платежем через сервіс “Нова Пошта” та його функцію “НоваПей” забезпечують зручність та надійність як для продавців, так і для покупців. Проте важливо відзначити, що навіть при використанні цієї послуги, використання РРО або ПРРО залишається обов’язковим для фіскального обліку.
Чек може бути наданий клієнту в різних форматах:
- Паперовий варіант чека може бути вкладений в посилку з товарами при доставці.
- Електронний вигляд чека – надається клієнту через пошту або месенджери. Такий формат особливо актуальний для онлайн-покупок або віддалених послуг, де фізична присутність не потрібна. Клієнти можуть легко зберігати електронні версії чеків на своїх пристроях для майбутнього використання або архівації.
Наложений платіж також відіграє значущу роль у здійсненні угод. Згідно з Головним управлінням Державної податкової служби (ГУ ДПС), його розглядається як форму продажу товару з відстроченням або розстроченням платежу. Це означає, що клієнт може оплатити товар після його отримання, що може бути зручним для деяких покупців.
Важливо розуміти, що “Нова Пошта” та “Нова Пей” не відіграють активну роль у угоді між покупцем і продавцем. Ці поштові сервіси не виступають як сторони у угоді між торговцем і клієнтом. Чек, який надає “Нова Пошта” при оплаті готівкою від покупця, є документом про виконання операції з передачі коштів, але не є розрахунковим чеком, виданим продавцем.
У яких випадках можна не використовувати РРО або ПРРО
- При оплаті замовлення через банківський рахунок інтернет-магазину за реквізитами IBAN. Це означає, що навіть при виборі будь-якого методу доставки, ви можете обійти використання цих пристроїв і звільнити себе від додаткових витрат і часової праці.
- При оплаті за товари через програмно-технічний комплекс самообслуговування (ПТКС), такі як “зелені” термінали Приват Банку, є зручним способом уникнути використання РРО/ПРРО. Однак важливо враховувати, що якщо розрахунок здійснюється через систему Приват 24 і використовується банківська картка, це буде розглядатися як використання банківської картки та вимагатиме застосування РРО/ПРРО. Тому, якщо ви маєте намір уникнути цього зобов’язання, рекомендується вибирати оплату через ПТКС для вашого зручності та економії часу.
Чек при оплаті покупки частинами
На сьогодні все більше магазинів пропонують своїм клієнтам можливість оплати покупки частинами. Це зручне рішення дозволяє розподілити вартість товару на декілька платежів і зробити його доступним для широкого кола споживачів.
Проте при використанні цієї послуги важливо пам’ятати про правила, встановлені законодавством. Згідно з п.2 статті 9 Закону від 06.07.1995 № 265/95-ВР, у разі відсутності пільг при оплаті покупки частинами, кількість фіскальних касових чеків повинна відповідати кількості частин оплати і в кінцевому підсумку містити загальну суму чека продажу.
Для забезпечення прозорості та законності операції, надання фіскального касового чека може здійснюватися різними способами. Це може бути вручення паперової версії чека безпосередньо покупцеві або відправлення електронної версії через електронну пошту чи мобільний додаток.
Використання РРО/ПРРО при оплаті віртуальних товарів та послуг
Використання РРО/ПРРО може бути виключено при продажу віртуальних товарів чи послуг, проте все одно слід надати покупцеві звітні нефіскальні документи. Такий підхід гарантує прозорість та законність угоди як для продавця, так і для покупця.
Продаж на кредит чи з відстрочкою платежу
Надання можливості оформити покупку на кредит чи відстрочку платежу є важливим фактором для багатьох покупців. Це дозволяє їм розподілити витрати на товари чи послуги на більший період часу, що може бути особливо корисним при великих покупках.
Проте, відповідно до вимог законодавства, інтернет-магазини повинні надавати своїм клієнтам не лише зручну форму оплати, а й відповідну документацію. Це гарантує захист прав споживачів та прозорість фінансових операцій.
Фіскальний чек, оформлений з урахуванням обраної форми оплати (кредит, наложений платіж чи відстрочка), є неот’ємною частиною цієї документації. Він містить інформацію про товари чи послуги, вартість, обрану форму оплати та інші необхідні деталі. Передача цього чека покупцеві після здійснення покупки підтверджує укладену угоду та забезпечує юридичний захист як для інтернет-магазину, так і для покупця.
Ці грошові кошти повинні бути зареєстровані в касі за допомогою виписки приходових касових ордерів. Це дозволяє мати чітку фінансову звітність та спрощує контроль за рухом грошей.
Проте є альтернативний метод запису отриманих готівкових коштів. Сума готівки, отриманих від покупця та відповідна ціні товару чи послуги, зазначеній в фіскальному чеку з позначкою “кредит/нарахування/відстрочка платежу”, може бути внесена в розрахунково-касовий ордер (РРО) чи портативну розрахунково-касову машину (ПРРО). Ці пристрої також надають можливість зберігати цю інформацію в пам’яті реєстратора.
Штрафи для інтернет-магазинів за відсутність чеків (РРО/ПРРО)
Звертаємо вашу увагу на важливий аспект діяльності вашого бізнесу, який може вплинути на вашу репутацію та фінансове становище. Мова йде про необхідність дотримання вимог, що стосуються використання реєстраційних касових апаратів (РРО) чи портативних реєстраційних кас (ПРРО), а також видачі чеків покупцям.
Згідно з нормативними актами, відповідальність за порушення цих вимог щодо підприємств у сфері торгівлі, обслуговування та харчування повністю відновлюється після припинення, пов’язаного з надходженням воєнного стану. Важливо відзначити, що це правило не поширюється на тимчасово неконтрольовані або прифронтові території.
Для інтернет-магазинів це означає, що ви також підпадаєте під зобов’язання щодо встановлення та використання РРО чи ПРРО, а також видачі чеків покупцям. Невиконання цих вимог може призвести до серйозних наслідків, включаючи накладення штрафів та шкоду вашій репутації.
Хотілося б звернути вашу увагу на серйозні наслідки порушень, пов’язаних з використанням РРО чи ПРРО.
- Перше порушення, таке як розрахунок на часткову суму або видача чека з порушеннями, може призвести до штрафу у розмірі 100% вартості товару.
- Повторне порушення матиме ще більш серйозні наслідки. У цьому випадку штраф збільшиться до 150% вартості товару. Це означає, що кожен новий випадок невиконання правил матиме ще більш серйозні фінансові наслідки.
З 1 січня 2022 року по 30 вересня 2023 року включно було проведено амністію порушень, пов’язаних з використанням РРО чи ПРРО. Це означає, що у вас є унікальна можливість виправити помилки та недоліки, які виникли в період з вказаної дати.
Ця амністія поширюється на всіх підприємців, за винятком деяких суб’єктів господарювання, таких як підакцизна торгівля, валютні операції та азартні ігри. Якщо ваша діяльність не потрапляє під ці категорії, ви можете скористатися цією можливістю для виправлення помилок без будь-яких наслідків.
Якщо ви є власником інтернет-магазину та сплатником єдиного податку, а також не оподатковуєтеся ПДВ та не займаєтеся акцизними товарами, валютними операціями, азартними іграми чи ювелірними виробами, то ставка штрафів за порушення використання РРО чи ПРРО для вашого інтернет-магазину буде знижена.
Згідно з чинним законодавством передбачено дві ставки штрафів для компаній, які допустили порушення.
- Якщо порушення було виявлено вперше, то розмір штрафу становить 25% від вартості реалізованих з порушеннями товарів чи послуг. Це дає компанії можливість виправити свої помилки та вжити заходів для запобігання повторному порушенню.
- Однак, якщо порушення повторюється і стосується використання несправного РРО/ПРРО , то розмір штрафу збільшується до 50% від вартості товарів.