Вміст
Чому виручка і дохід – не одне і те ж саме
Основні визначення: виручка, валовий прибуток, чистий прибуток
Підприємці часто плутають оборот з результатом. Виручка – це весь обсяг грошей, отриманий від продажів за період. Однак вона не враховує, скільки коштували товари, реклама, зарплати та податки. Наступний рівень – валовий прибуток: виручка мінус собівартість (закупівля, виробництво, логістика). Але навіть валовий прибуток ще не відображає реальну картину – залишаються операційні витрати, комісії маркетплейсів, еквайринг, оренда, фонди оплати праці, амортизація.
І тільки чистий прибуток показує, скільки грошей дійсно залишилося в бізнесі після всіх обов’язкових витрат і податків. Саме його має сенс порівнювати з цілями, інвестиціями та дивідендами. Якщо не розділяти ці рівні, легко потрапити в ілюзію «зростання», коли збільшується оборот, але падає маржа.
Типові помилки підприємців під час оцінки «успіху» за оборотом
- Фокус на обороті без аналізу маржинальності. Рекламні акції роздувають виручку, але при цьому знижують середню націнку.
- Ігнорування прихованих і відкладених витрат. Повернення, знижки постфактум, бонуси менеджерам, кур’єрські пересилки часто не потрапляють у початковий розрахунок.
- Несвоєчасний облік витрат. Ведучи облік у таблицях, підприємці фіксують закупівлю пізніше, ніж продаж, і отримують «паперовий» прибуток, якого немає на рахунку.
- Змішування особистих і бізнес-витрат. Гроші «на особисті потреби» списуються без відображення в обліку, і власник думає, що прибуток вищий, ніж він є насправді.
- Відсутність єдиного джерела даних. Різні канали продажів, кілька складів і валюти закупівлі – без автоматизації важко зібрати все в один звіт.
Поки бізнес вимірює успіх виручкою, він сліпий до реальних грошових потоків. Рішення – регулярно рахувати реальні доходи бізнесу, формувати звіти за прибутком у розрізах SKU, каналів і періодів. Саме тут допомагає облік прибутку в CRM з автоматичним розрахунком маржі та собівартості, наприклад, у HugeProfit. У наступних розділах ми розберемо, з чого складається прибуток, чому ручні методи застаріли і як фінансова аналітика для малого бізнесу стає простішою з правильним інструментом.
З чого складаються реальні доходи – або як рахувати реальні доходи
Собівартість: закупівля, логістика, виробничі витрати
Серце розрахунку прибутку – точна собівартість. Це не лише ціна постачальника. Додавайте логістику, митницю, упаковку, кур’єрські витрати, витратні матеріали. Якщо ви виробляєте – розподіляйте сировину, амортизацію обладнання, оплату праці персоналу цеху. Без цього валова маржа «малюється» завищеною, а реальні доходи бізнесу – ілюзія.
Непрямі витрати: маркетинг, зарплати, комісії маркетплейсів та еквайринг
Непрямі витрати б’ють по маржі не менше, ніж помилки в закупівлі. Реклама (performance, контекст, SMM), зарплати менеджерів, оренда, комунальні, комісії маркетплейсів, еквайринг і сервісні підписки – все це потрібно розподіляти на продажі. У HugeProfit такі витрати можна розносити за статтями та каналами, щоб бачити облік прибутку в CRM у розрізі SKU та джерел трафіку.
Податки та обов’язкові платежі: як вони «з’їдають» маржу
Єдиний податок, ПДВ, ЄСВ, банківські комісії, платежі за РРО/ПРРО – багато підприємців вважають їх «десь потім». Але «потім» і з’їдає чистий прибуток. Закладайте податкове навантаження в модель ціноутворення та звіти. Фінансова аналітика для малого бізнесу повинна показувати прибуток вже після податків, щоб приймати рішення щодо інвестицій та дивідендів.
Повернення, знижки та «постфактум» коректировки
Повернення товару, гарантійні виплати, знижки постійним клієнтам, бонуси кол-центрам – це реальні гроші, що йдуть з обороту. Якщо їх не фіксувати відразу, звітність бреше. Система повинна автоматично перераховувати маржинальність після повернення та коригувати показники періоду.
Курсові різниці та мультивалютні закупівлі
Закуповуєте в доларах, продаєте в гривнях – курсова різниця впливає на прибуток. Правильний облік собівартості за курсом на дату приходу, а не «в середньому за місяць», критичний. У HugeProfit можна вносити закупівлі в різних валютах і бачити підсумковий прибуток у базовій валюті без ручних перерахунків.
Реальні доходи формуються не лише «ціною мінус закупівля». Це комплекс: пряма і непряма собівартість, податки, комісії, повернення та курсові різниці. Автоматизуючи ці розрахунки в HugeProfit, ви виключаєте людський фактор і отримуєте прозорий звіт за прибутком – за кожним товаром, замовленням, каналом і періодом. Це і є основа контрольованої маржинальності та стійкого зростання.
Формули та метрики для розрахунку прибутку
Валова маржа, операційний та чистий прибуток
- Валовий прибуток = Виручка – Собівартість (COGS).
Валова маржа = Валовий прибуток / Виручка × 100%. - Операційний прибуток = Валовий прибуток – Операційні витрати (маркетинг, зарплати, оренда, комісії).
- Чистий прибуток = Операційний прибуток – Податки – Інші обов’язкові платежі.
Відстеження цих рівнів дає розуміння, де «губляться» гроші: у закупівлях, у рекламі чи вже на рівні податків. Для малого бізнесу критично контролювати маржинальність і собівартість, а також автоматизувати розрахунок на кожному етапі – тут допомагає облік прибутку в CRM HugeProfit.
LTV, CAC та ROI: пов’язуємо маркетинг з прибутком
- CAC (Customer Acquisition Cost) – ціна залучення клієнта. Рахуємо всі маркетингові витрати за період / число нових клієнтів.
- LTV (Lifetime Value) – прибуток, який приносить клієнт за весь період відносин. Формула (спрощено):
LTV = Середній чек × Середнє число покупок × Середня маржа. - ROI (Return on Investment) для кампаній:
ROI = (Прибуток від кампанії – Витрати на кампанію) / Витрати × 100%.
Якщо LTV ≤ CAC, бізнес проїдає майбутню маржу. Фінансова аналітика для малого бізнесу повинна показувати ці метрики автоматично, щоб керувати бюджетом на рекламу.
Приклад розрахунку на реальному кейсі (поетапно)
Припустимо, інтернет-магазин за червень:
- Виручка: 1 000 000 грн.
- Собівартість (COGS): 620 000 грн (закупівлі + доставка + упаковка).
- Валовий прибуток = 1 000 000 – 620 000 = 380 000 грн.
- Валова маржа = 38%.
- Операційні витрати:
- Реклама: 90 000 грн
- Зарплати менеджерів: 60 000 грн
- Комісії маркетплейсів/еквайринг: 30 000 грн
- Інші: 20 000 грн
Всього: 200 000 грн. - Операційний прибуток = 380 000 – 200 000 = 180 000 грн.
- Податки та обов’язкові платежі: 45 000 грн.
- Чистий прибуток = 180 000 – 45 000 = 135 000 грн.
Припустимо, залучено 300 нових клієнтів, маркетинг коштував 90 000 грн.
- CAC = 90 000 / 300 = 300 грн.
Середній чек = 1 000 000 / (кількість замовлень). Якщо замовлень 1 250, середній чек = 800 грн.
Середня маржа = 38% → 304 грн маржі з замовлення.
LTV (якщо середнє число покупок 2,1) = 800 × 2,1 × 0,38 = 638 грн.
ROI за рекламою = (Прибуток, атрибутований рекламі – 90 000) / 90 000 × 100%. Якщо реклама дала 180 000 грн валового прибутку → ROI = (180 000 – 90 000) / 90 000 × 100% = 100%.
Чому потрібен автоматичний розрахунок прибутку
Ручний підрахунок таких метрик в Excel веде до помилок і «запізнення». Автоматичний розрахунок прибутку в HugeProfit враховує валюти, повернення, розподіляє непрямі витрати і відразу показує реальні доходи бізнесу у зручних звітах. Ви бачите, де падає маржа, які канали трафіку збиткові, і можете швидко коригувати стратегію.
Чому Excel та «облік в голові» більше не працюють
Ручні помилки та втрата даних
Таблиці ростуть, посилання ламаються, формули «сповзають». Один невірний діапазон – і реальні доходи бізнесу спотворені. Файли пересилають поштою, версії конфліктують, доступ втрачається. В результаті власник бачить прибуток «вчорашнім днем» і приймає рішення навмання.
Обмеженість звітів та відсутність актуальності
Excel не «знає» про нові замовлення, повернення, комісії маркетплейсів, поки хтось вручну не введе дані. Немає онлайн-оновлення, немає крізь-аналітики. Щоб порахувати маржинальність і собівартість за SKU або каналом продажів, потрібні складні зведені таблиці, які швидко стають непідтримуваними.
Фрагментація джерел інформації
Продажі на маркетплейсах, сайті, Instagram; закупівлі в різних валютах; витрати на рекламу в кількох рекламних кабінетах – все це живе в окремих файлах. Без єдиної системи легко «втратити» статтю витрат або задвоїти поставку. Облік прибутку в CRM вирішує цю проблему завдяки єдиній базі даних та автоматичній синхронізації.
Відсутність контролю ролей та прозорості процесів
У Excel неможливо гнучко розмежувати права доступу, логувати зміни, контролювати коректність введених даних. Помилку менеджера можна виявити через місяці, коли гроші вже пішли. Система повинна фіксувати кожну дію і давати аудит-трейл.
Неможливість масштабування та автоматизації
Коли замовлень стає більше ста на день, ручне розподілення витрат і звірка залишків перетворюються на рутину, яка з’їдає час і збільшує ризик помилок. Автоматичні правила, розподіл непрямих витрат, перерахунок маржі після повернення – все це Excel не робить сам.
Excel корисний для чорновиків і швидких розрахунків, але не для управлінського обліку. Щоб бачити фінансову аналітику для малого бізнесу в реальному часі і приймати рішення на основі фактів, потрібен інструмент, який:
- автоматично підтягує продажі, закупівлі, комісії та податки;
- перераховує прибуток після кожної операції;
- показує звіти за товарами, каналами та періодами.
Таким інструментом стає HugeProfit: система об’єднує дані, прибирає ручні помилки і забезпечує автоматичний розрахунок прибутку. Наступним кроком розберемо, як саме HugeProfit допомагає рахувати прибуток «по-справжньому».
Як HugeProfit допомагає рахувати реальні доходи
Автоматичний облік собівартості та мультивалютних закупівель
HugeProfit дозволяє задавати різні ціни поставок, враховувати логістику, упаковку, кур’єрські витрати та курсові різниці. Собівартість фіксується на момент приходу товару, а не «середньою температурою за місяць», тому маржинальність і собівартість рахуються коректно для кожного SKU і замовлення.
Облік витрат за кожним замовленням та товаром
Комісії маркетплейсів, еквайринг, бонуси менеджерам, рекламні бюджети – ви розподіляєте їх за статтями та каналами. Система автоматично «підкладає» витрати під продажі, завдяки чому у звітах видно реальні доходи бізнесу, а не «паперовий прибуток».
Гнучкі звіти за прибутком: SKU, канали, періоди
У HugeProfit доступні звіти за товарами, категоріями, клієнтами, джерелами трафіку та тимчасовими інтервалами. Ви бачите, які позиції тягнуть вниз маржу, які канали дають кращий ROI. Це і є фінансова аналітика для малого бізнесу, де важлива не просто виручка, а чистий прибуток.
Контроль маржинальності в реальному часі
Система сигналізує, якщо маржа падає нижче заданого порогу: наприклад, через знижку або зростання закупівельної ціни. Ви відразу бачите «червоні зони» і можете скорегувати ціну, кампанію або умови закупівлі.
Повернення, знижки, перерахунок прибутку – без ручної рутини
Будь-яке повернення автоматично перераховує прибуток періоду та конкретного товару. Знижки, бонуси, коректировки заднім числом – система миттєво відображає їх у фінансових показниках. Немає розсинхронізації між продажами та фактичними грошима.
Інтеграції та єдине джерело даних
Маркетплейси, інтернет-магазин, каси, платіжні системи – все стягується в один контур. Не потрібно звіряти десятки таблиць: облік прибутку в CRM ведеться в одній базі, без дублювання та втрат даних.
Налаштовувані дашборди та KPI
Вибирайте ключові метрики (валовий/чистий прибуток, CAC, LTV, ROI) і збирайте дашборди під власні завдання. Керівник бачить «картину дня», менеджер – свої KPI, бухгалтер – коректні звіти для податків.
HugeProfit закриває головний біль підприємця – «де мої гроші?». Завдяки автоматичному обліку собівартості, витрат і податків ви завжди бачите реальний прибуток, а не просто оборот. Далі – поетапно розберемо, як впровадити систему і налаштувати звітність під ваш бізнес.
Мобільні додатки CRM системи HugeProfit
Використовуйте всі переваги мобільного пристрою для ведення товарного обліку:
– мобільний сканер штрих-кодів,
– додавання продажів у 2 кліки,
– створення та відстеження ТТН,
– Контролювання залишків на Prom, Rozetka, OpenCart, Woocommerce, Хорошоп
– Безліч складів та співробітників
Впровадження HugeProfit: поетапний план
Налаштування каталогів, складів та собівартості
Перший крок – привести до ладу номенклатуру. Імпортуйте товари з артикулами, SKU, варіаціями. Задайте склади (офлайн-магазин, фулфілмент, маркетплейс), пропішіть одиниці виміру. Внесіть закупівельні ціни за кожною партією: логістика, упаковка, митні платежі – все включаємо в собівартість. Так ви відразу бачите реальні доходи бізнесу, а не «усереднену» маржу. Якщо є мультивалютні закупівлі – фіксуйте курс на дату приходу, щоб маржинальність і собівартість рахувалися коректно.
Підключення каналів продажів та джерел витрат
Інтегруйте маркетплейси, інтернет-магазин, касу, платіжні сервіси. Потім підключіть рекламні кабінети і задайте статті витрат: маркетинг, комісії, зарплати. У HugeProfit можна розподіляти витрати за каналами та товарами, що перетворює «обороти» в облік прибутку в CRM. Це дає основу для фінансової аналітики для малого бізнесу: ви знаєте, де заробляєте, а де просто «гоните оборот».
Налаштування правил розподілу непрямих витрат
Визначте, як розносити маркетинг та операційні витрати: пропорційно виручці, кількості замовлень або маржі. Створіть автоматичні правила, щоб система без участі людини «підкладала» витрати під кожен продаж. Це прибирає ручну рутину і забезпечує автоматичний розрахунок прибутку в реальному часі.
Конфігурація фінансових звітів та дашбордів
Виберіть ключові звіти: прибуток за SKU, категоріями, каналами; динаміка маржі; LTV/CAC за джерелами трафіку. Зберіть дашборди під ролі: власнику – чистий прибуток і cash-flow, маркетологу – ROI і LTV, бухгалтеру – податки та обов’язкові платежі. Налаштуйте сповіщення про падіння маржинальності або зростання собівартості.
Імпорт історичних даних та валідація
Щоб побачити тренди, завантажте минулі продажі, закупівлі та витрати. Проведіть звірку: чи збігається підсумковий прибуток з вашою бухгалтерією та банківськими виписками. Виправте розбіжності – це підвищить довіру до системи і дасть чисту вихідну точку.
Навчання команди та регламенти введення даних
Навіть найкраща система не врятує, якщо дані вводяться хаотично. Проведіть інструктаж для менеджерів з продажів, закупників, бухгалтера: хто, коли і що фіксує. Визначте регламент закриття періоду: перевірка повернень, списань, податків. Налаштуйте права доступу та аудит-трейл, щоб виключити помилки та «ручні коректировки без слідів».
Тестовий період та коригування налаштувань
Перший місяць працюйте в режимі «подвійного контролю»: перевіряйте автоматичні звіти вручну вибірково. При необхідності уточнюйте правила розподілу витрат, коригуйте статті доходів/витрат. Мета – добитися того, щоб звіти в HugeProfit збігалися з фактичним рухом грошей.
Перехід до управлінських рішень на основі даних
Коли система налагоджена, використовуйте звіти для прийняття рішень:
- Піднімаємо ціну на SKU з просідаючою маржею.
- Відключаємо збитковий канал трафіку або переглядаємо рекламу.
- Переносимо закупівлі до постачальника з кращими умовами.
- Оптимізуємо податки та графік виплат.
Впровадження HugeProfit – це не просто «підключили і забули». Це методична робота: налаштування довідників, інтеграції, правил розподілу витрат та регламентів. Зате результат – прозорий облік, реальні доходи бізнесу у звітах і впевненість, що кожен відсоток маржі під контролем. Готові перейти до – чек-листу і фінальним висновкам?
Ключові висновки та чек-лист підприємця
7 кроків до контролю реальних доходів
- Розділяйте виручку та прибуток. Фіксуйте виручку, валовий, операційний та чистий прибуток окремо.
- Враховуйте повну собівартість. Закупівля + логістика + упаковка + кур’єрка + курсові різниці – все входить у COGS.
- Розподіляйте непрямі витрати. Маркетинг, комісії, зарплати та податки повинні «лягати» на продажі за правилами, а не «після звіту».
- Автоматизуйте розрахунки. Відмовтеся від Excel як основної системи обліку – використовуйте CRM/ERP з автоматичним перерахунком маржі.
- Слідкуйте за метриками LTV, CAC, ROI. Пов’язуйте маркетинг з реальним прибутком, а не з кліками та охопленням.
- Контролюйте маржинальність в реальному часі. Налаштуйте пороги та сповіщення, щоб ловити «просадки» прибутку відразу.
- Створіть регламенти та ролі. Визначте, хто і що вносить, як закривається період, як перевіряються звіти.
Почніть рахувати прибуток в HugeProfit вже сьогодні
Якщо ви втомилися від «паперового прибутку» і не розумієте, куди йде маржа – підключайте HugeProfit. Сервіс автоматизує облік собівартості, розподіл витрат і податків, показує реальні доходи бізнесу за товарами, каналами та періодами.
- Налаштуйте каталоги та склади.
- Підключіть маркетплейси та каси.
- Запустіть звіти за прибутком та маржинальністю.
Підсумок: прибуток – це не «виручка мінус щось там». Це керований процес, який вимагає точного обліку та прозорої аналітики. HugeProfit дає вам інструмент, щоб бачити картину цілісно і приймати рішення на основі фактів, а не припущень.
Обирайте найкращий план та розвивайте свій бізнес разом з нами
Безкоштовно
Впевнений
Досвідчений
Профі
Приєднуйтесь до нас на Facebook 😉