Ведення фінансової звітності – не просто обов’язок, а стратегічна перевага для кожного підприємця. Саме тому книга обліку доходів і витрат повинна стати важливою частиною щоденної роботи бізнесу. Вона не лише забезпечує виконання вимог податкового законодавства, а й дозволяє підприємцю контролювати рух коштів, аналізувати витрати та приймати обґрунтовані фінансові рішення.
У цій статті ми розглянемо, як правильно вести книгу обліку, які обов’язкові реквізити вона повинна містити, хто зобов’язаний її заповнювати та як цифрові інструменти на кшталт HugeProfit допоможуть зробити облік прозорим, швидким і максимально зручним.
Визначення і призначення книги обліку доходів і витрат
Книга обліку – це обов’язковий фінансовий звіт для кожного ФОП або юридичної особи, де фіксуються всі доходи й витрати за обраний звітний період. Документ є важливою частиною системи бухгалтерського обліку, яка дозволяє податковим органам оцінити розмір оподатковуваного доходу.
У книзі обліку доходів і витрат відображаються:
- усі надходження коштів;
- витрати підприємства;
- продаж товарів і послуг;
- будь-які господарські операції.
Основні функції книги обліку доходів включають:
- обчислення суми податку на доходи фізичних осіб (НДФЛ);
- підготовку до річної податкової декларації;
- моніторинг підприємницької діяльності державними органами;
- контроль за готівковими доходами, особливо для ФОП, які не використовують РРО.
Кому обов’язково вести книгу обліку доходів і витрат і як це зробити без помилок
Усі ФОП мають обов’язково вести книгу обліку доходів. Винятки можуть стосуватися лише форми та способи її заповнення, залежно від групи платника податків. Зокрема, підприємці на загальній системі оподаткування повинні дотримуватись встановлених норм при заповненні цього документа.
Проте книга обліку доходів і витрат корисна не лише як формальність. Це ефективний інструмент для аналізу фінансових показників та внутрішнього контролю. Регулярний аналіз записів у книзі допомагає підприємцю своєчасно виявляти слабкі місця у фінансах і приймати обґрунтовані рішення.
Щоб уникнути складнощів із ручним заповненням або роботою в Excel, варто звернути увагу на сучасні цифрові рішення. Наприклад, CRM-система HugeProfit дозволяє автоматизувати ведення фінансової звітності. Замість того, щоб щодня витрачати час на ручне внесення даних, ви отримаєте:
- автоматичне формування книги обліку доходів і витрат;
- візуалізацію ключових фінансових показників;
- збереження повної історії операцій;
- доступ до аналітики з будь-якого пристрою.
HugeProfit – це не просто альтернатива Excel, це комплексна система, яка охоплює облік, аналіз і управління грошовими потоками в бізнесі.
Таким чином, ведення книги обліку доходів і витрат – це не лише вимога законодавства, а й надійний спосіб керувати бізнес-фінансами.
Як вести книгу обліку доходів і витрат: правила та поради
Правила, за якими заповнюється книга обліку доходів і витрат, залежать від форми ведення звітності та групи ФОП. Якщо ви ведете документ у паперовому вигляді, дотримуйтесь наступних вимог:
- записуйте інформацію кульковою ручкою темно-синього або чорного кольору;
- пишіть розбірливо та без виправлень;
- будь-які зміни мають бути пронумеровані й завірені підписом підприємця.
Чи потрібно прошивати книгу обліку доходів і витрат? У Податковому кодексі України відсутня вимога щодо обов’язкової прошивки. Ви можете придбати готовий зразок заповнення книги обліку доходів в інтернеті, канцелярських магазинах або у фіскальному органі.
У електронному форматі книга доходів і витрат може вестися в Excel або через Електронний кабінет платника податків. У такому випадку обов’язковою є наявність КЕП (кваліфікованого електронного підпису), який підтверджує автентичність даних.
Проте ручне або Excel-заповнення – це вчорашній день. Завдяки цифровим інструментам, таким як HugeProfit, цей процес стає ще зручнішим, точнішим і результативнішим.
Мобільні додатки CRM системи HugeProfit
Використовуйте всі переваги мобільного пристрою для ведення товарного обліку:
– мобільний сканер штрих-кодів,
– додавання продажів у 2 кліки,
– створення та відстеження ТТН,
– Контролювання залишків на Prom, Rozetka, OpenCart, Woocommerce, Хорошоп
– Безліч складів та співробітників
Автоматизація обліку з HugeProfit
Програма HugeProfit значно полегшує ведення книги обліку доходів і витрат, автоматично розраховує податкові ставки, враховує види товарів і послуг, генерує звіти й об’єднує все у єдину систему. Вам потрібно лише вказати категорії доходів або витрат, після чого програма зробить усе самостійно.
Сервіс інтегрується з фіскальними реєстраторами (наприклад, Вчасно.Каса, Checkbox), що дозволяє забезпечити автоматичну фіскалізацію платежів без додаткових витрат на касові апарати або паперові чеки. Це оптимізує облік доходів і витрат без зайвих труднощів.
У разі перевірки податковими органами електронна версія книги обліку доходів повинна бути надана разом з роздруківкою. Порядок заповнення детально описано в Наказі Мінфіну №261.
Покрокова інструкція: як вести книгу обліку доходів правильно
Заповнення книги обліку доходів і витрат залежить від податкової системи, на якій працює фізична особа-підприємець (ФОП). Кожна група має свої вимоги до обліку доходів, витрат і способу заповнення документації.
Для ФОП на загальній системі оподаткування (платники ПДВ)
Для цієї категорії підприємців оподатковується виключно сума прибутку — різниця між фактичними доходами і документально підтвердженими витратами. Міністерство фінансів України у наказі №261 затвердило офіційний зразок заповнення книги обліку доходів для платників ПДВ. Серед особливостей варто виділити наступне:
- Кожен запис у книзі обліку доходів і витрат повинен бути підтверджений офіційним документом: чеком, квитанцією, актом купівлі-продажу.
- Усі суми зазначаються в національній валюті — гривнях, з обов’язковим вказанням копійок.
- У разі виправлень або доповнень до інформації — нові дані вносяться окремим рядком, обов’язково завіреним підписом підприємця.
- Облік доходів, витрат та операцій із товарами (роботами, послугами) здійснюється щоденно.
- Кошти, що надходять на розрахунковий рахунок або отримуються готівкою, вказуються окремо.
- Також слід фіксувати безоплатно отримані товари (послуги, роботи), витрати на оплату праці, соціальні внески, придбані матеріали та послуги.
Правильне заповнення такої звітності гарантує податкову прозорість та уникнення штрафів.
Спрощене ведення обліку: книга обліку доходів і витрат для єдиного податку
Для платників єдиного податку без ПДВ
ФОП, які не є платниками ПДВ, мають змогу вести книгу обліку доходів і витрат у довільній формі — як у паперовому вигляді, так і в Excel. Такий формат дозволяє адаптувати структуру обліку під власні потреби, але водночас важливо погодити її з місцевими податковими органами. Ваша звітність має бути зрозумілою, читається без складнощів і містити всі обов’язкові реквізити.
Попри те, що обов’язкова форма книги обліку доходів ФОП була скасована у 2021 році, податкова не заперечуватиме, якщо ви продовжите використовувати стару форму — навпаки, це спростить для них перевірку документації. Звітність повинна містити всі господарські операції та зберігатися належним чином.
Для зручності ведення документації багато підприємців обирають пошуковий варіант – книга обліку доходів і витрат в Excel скачати, щоб потім заповнити її вручну. Ми в свою чергу пропонуємо використовувати автоматизовані системи, наприклад, HugeProfit, яка надає електронні шаблони, гнучку структуру журналу витрат та облік надходжень у зручному інтерфейсі.
Для ФОП 1 групи
Законодавчо ця група підприємців не має права наймати працівників. Але ФОП 1 групи може обрати будь-який зручний спосіб ведення книги обліку доходів і витрат. Ви маєте змогу вести її на папері або в електронному форматі. Якщо ваш річний дохід перевищує 1 мільйон гривень, ви автоматично переводитеся на загальну систему оподаткування, тому варто слідкувати за фінансовими межами.
Сервіс HugeProfit дозволяє в будь-який момент відстежити суми доходів та витрат, вести журнал витрат та формувати зручну книгу доходів і витрат ФОП у потрібному форматі – з експортом до Excel, PDF або в хмарне сховище.
Для ФОП 2 групи
Ця група дозволяє підприємцю мати до 10 працівників, займатися виробництвом, торгівлею, наданням послуг або вести ресторанний бізнес. Підприємець самостійно сплачує податки за себе та своїх працівників.
Ведення книги обліку доходів ФОП можливе у будь-якій зручній формі. Якщо річний обіг перевищує 5 мільйонів гривень, ФОП буде переведений на третю групу або загальну систему. Саме тому важливо мати точні облікові дані та контроль за фінансами.
Інструмент HugeProfit надає повноцінну аналітику, фіксує доходи, генерує звітність і дозволяє вести книгу обліку доходів і витрат з будь-якого пристрою.
Для ФОП 3 групи
Підприємці третьої групи можуть наймати необмежену кількість працівників та здійснювати практично будь-яку діяльність. Якщо вони не є платниками ПДВ, книга обліку доходів і витрат може заповнюватися у довільній формі. Якщо ж обрано загальну систему — застосовується затверджена типова форма.
У разі перевищення 5 мільйонів гривень обороту, ФОП має право залишитися у третій групі, але повинен буде стати платником ПДВ або перейти на загальну систему оподаткування.
Завдяки HugeProfit ви можете:
- вести журнал витрат і доходів онлайн;
- експортувати звітність в Excel, PDF;
- контролювати ліміти по групах;
- формувати зразок заповнення книги обліку доходів для будь-якої системи оподаткування.
Незалежно від групи, ведення правильної книги обліку доходів і витрат – це запорука стабільного та легального бізнесу.
Чи потрібно реєструвати книгу обліку доходів і витрат у податковій?
Починаючи з 2021 року, українське законодавство спростило облік для підприємців: більше не потрібно подавати книгу обліку доходів і витрат до податкової для реєстрації. Проте це не скасовує обов’язку вести облік доходів та витрат. Якщо до вас завітають представники контролюючих органів, книга обліку доходів і витрат все одно повинна бути в наявності – заповненою, актуальною та в доступній для перевірки формі.
У разі перевірки, податкові органи можуть вимагати як електронний, так і паперовий варіант звітності. У такій ситуації надзвичайно корисними стануть електронні шаблони, а також книга обліку доходів і витрат приклад заповнення, які ви можете знайти або створити за допомогою системи HugeProfit.
Висновок: цифровий облік – безпечніше, швидше, зручніше
Незважаючи на скасування обов’язкової реєстрації, книга доходів і витрат залишається невід’ємною частиною звітності для всіх ФОПів. Законодавство дозволяє заповнювати її у довільній формі, зокрема в Excel чи через електронні сервіси. Крім того, для всіх платників працює електронний кабінет, що спрощує подачу звітності.
Забезпечити грамотний фінансовий облік книги онлайн можна за допомогою платформи HugeProfit. Вона дозволяє вести облік у зручному цифровому форматі, автоматично генерувати звіти, фіксувати витрати й надходження, експортувати документи у форматах PDF або Excel, а також зберігати все у хмарі.
Бажаєте вести паперову документацію? Ви можете книгу обліку доходів купити в магазині канцелярії або завантажити шаблон. Але якщо обираєте ефективність, контроль і точність – перейдіть на електронний формат ведення фінансів з HugeProfit.
Заповнення книги обліку доходів і витрат – це більше, ніж вимога закону. Це інструмент для повноцінного контролю вашого бізнесу.