Управление остатками товара — одна из ключевых задач любого товарного бизнеса. Вы можете владеть он-лайн магазином, физическим магазином, быть участником различных сторонних торговых онлайн-платформ, или же совмещать в своем бизнесе все эти варианты — в любом из этих случаев правильный учёт остатков товаров необходим для поддержания стабильности вашего бизнеса и минимизации убытков в нем.
Если вы не ведете учет остатков, это может привести к финансовым потерям (как незначительным, так и глобальным), замораживанию капитала в «залежавшихся» товарах и недовольству клиентов из-за отсутствия нужной продукции.
В этой статье мы рассмотрим 3 основные ошибки учёта остатков и расскажем, как их можно избежать, чтобы эффективно управлять своим бизнесом.
Ошибка 1. Отсутствие автоматизированной системы учета
Многие владельцы бизнеса продолжают использовать старые добрые способы учета остатков товара, записывая все в Excel или тетрадях. Такой подход сильно страдает от “человеческого фактора”, который чреват ошибками, потерей данных и отсутствием актуальной информации.
Рассмотрим, с какими проблемами можно столкнуться, если вы все еще ведете учет остатков товаров, используя записи в блокноте или Excel.
- Записи могут пропасть из-за потери рабочего блокнота.
- Могут возникнуть ошибки при вводе измененных данных вручную, которые обуславливаются невнимательностью человека.
- Сложность в анализе запасов и прогнозировании продаж.
Как избежать этих ошибок:
- Внедрите CRM, как отдельную систему учёта складских остатков (например, HugeProfit, Navkolo и т.д.). Эти системы позволяют централизованно вести учёт остатков товаров на всех каналах продаж.
- Используйте товарные CRM с автоматической синхронизацией с разными маркетплейсами, такими как Rozetka, Prom и т.д. Продав определенный товар на определенной площадке, ваши остатки по этому товару подтянуться также абсолютно на все остальные ваши торговые точки через единую базу в CRM.
Ошибка 2. Неправильная инвентаризация, которая влияет на учет товаров
Инвентаризация товара — это проверка фактического наличия товаров на складе и их соответствие учётным данным. Ошибки при инвентаризации могут быть вызваны как человеческим фактором, так и техническими сбоями.
С какими проблемами можно столкнуться:
- Несовпадение фактических остатков и данных в системе учёта.
- Невовремя обнаруженные потери товара, недостачи на складе или, наоборот, излишки.
- Проблемы с возвратом товаров или рекламациями от клиентов.
Как избежать ошибок с инвентаризаций:
- Проводите инвентаризацию регулярно (раз в месяц или квартал).
- Используйте системы с автоматическим проведением инвентаризации и поддержкой сканеров штрих-кодов.
- Установите камеру видеонаблюдения на складе для предотвращения краж.
Ошибка 3. Отсутствие интеграции с маркетплейсами и интернет-магазинами
Учет остатков товара критически важен, если вы продаете на нескольких площадках. Скажем, если вы продаёте товары одновременно в интернет-магазине, на маркетплейсах и в физическом магазине, несогласованность остатков может привести к двойным продажам или нехватке товара.
С какими проблемами можно столкнуться (как пример):
- Заказ поступил с Rozetka, но товар уже продан через физический магазин.
- Остатки на маркетплейсах (Rozetka, Prom) не обновляются вовремя.
Как избежать проблем с учетом остатков:
- Используйте CRM для товарного бизнеса с автоматической синхронизацией остатков с маркетплейсами и интернет-магазинами.
- Важно! Убедитесь, что система позволяет обновлять остатки в реальном времени после каждой продажи.
Минимальный остаток и страховой запас: как не остаться без товара
Еще одна ошибка, которая стоит продаж, — узнавать об окончании товара, когда покупатель уже ждет. Чтобы этого избежать:
- задайте минимальный остаток для ходовых товаров — система подсветит позиции, которые пора дозаказать;
- учитывайте срок поставки: чем дольше и непредсказуемее поставка, тем больше нужен страховой запас;
- смотрите на скорость продаж, а не только на текущее количество: 10 единиц товара, который продается по 5 в день, — это запас на два дня.
В HugeProfit минимальный остаток задается в карточке товара или для целой категории, а отчет по товарам показывает, на сколько дней хватит остатка и сколько рекомендовано закупить с учетом страхового запаса.
Чек-лист настройки учета остатков
- Один справочник товаров с уникальными артикулами и штрихкодами для всех каналов продаж.
- Стартовая инвентаризация с фактическими количествами и себестоимостью.
- Каждое поступление — через поставку, каждая выдача — через продажу, списание или перемещение.
- Синхронизация остатков с сайтом и маркетплейсами.
- Минимальные остатки для ходовых позиций.
- Регулярная инвентаризация — полная или выборочная по категориям.
Частые вопросы
Как часто проводить инвентаризацию?
Полную — как минимум раз в квартал, выборочную по самым дорогим или ходовым товарам — ежемесячно. Если расхождения большие, чаще, пока не найдете причину.
Почему остатки в учете не совпадают с фактом?
Чаще всего — непроведенные поставки или возвраты, продажи, внесенные не на тот склад, пересорт (продали не тот размер или цвет) и отсутствие синхронизации с маркетплейсами.
Как считать остатки, если продаю на нескольких маркетплейсах?
Вести один общий остаток в программе учета и автоматически передавать его на все площадки. Подробнее — о CRM для склада и инвентаризации за 10 минут.
Срок хранения и оборачиваемость товара в контексте учета остатков
Можно отметить еще такой фактор, который напрямую связан с учетом остатков товара на складе, как срок хранения и оборачиваемость товара.
На оборот товара в немалой степени влияет должное отсутствие контроля сроков хранения и оборачиваемости. Многие товары (особенно продукты питания, косметика, лекарства) имеют ограниченный срок годности.
Если вовремя не проверять срок одности, товар испортится, что приведёт к убыткам. Также вы можете не досмотреть, и продать испортившийся товар, который впоследсвии вернут, и вам придется делать определенные манипуляции с фактом продажи.
С какими проблемами можно столкнуться:
- Наличие просроченного товара на складе.
- Залежавшиеся товары, которые уже неактуальны для покупателей.
Как избежать проблем с просроченным товаром:
- Установите контроль срока годности в CRM-системах, которые поддерживают работу с товарами с истекающим сроком годности.
- Внедрите политику «FIFO» (первый пришёл — первый ушёл) на складе.
- Автоматизируйте оповещения о приближении сроков годности.
Учёт остатков товара — это основа финансовой устойчивости бизнеса. Ошибки, такие как несогласованность остатков, отсутствие контроля над сроками хранения или неверное ценообразование, могут привести к убыткам.
Внедрение автоматизированных торговых CRM, таких как HugeProfit, Navkolo, Dilovod и другие, поможет избежать большинства ошибок.
Эти системы поддерживают автоматическое обновление остатков, интеграцию с маркетплейсами и учёт всех доходов и расходов.
Если хотите внедрить систему учёта остатков или автоматизировать бизнес, начните с тестового периода. Многие сервисы предлагают бесплатные пробные периоды примерно от 7 до 30 дней.
Такая CRM, как HugeProfit, например имеет неограниченный бесплатный тариф, который зависит только от количества товаров и продаж.
Помните! Учёт остатков товара — это инвестиция в стабильность и рост бизнеса.
Читайте также:
