Що таке облік товарних запасів?
Товарний облік – операція з відображення надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів.
Простими словами, це відображення того, скільки товарів ви отримали та скільки продали.
Це означає, що ФОП (на підставі первинних документів) при отриманні товару повинні вносити його до електронного або паперового обліку.
Для чого це?
Закон про використання реєстраторів розрахункових операцій було створено задля боротьби з тіньовою економікою.
Це означає наступне: якщо раніше продукція, що реалізується, могла потрапляти до клієнтів прямісінько з коробок постачальників, зараз відсутність скрупульозного обліку кожної товарної одиниці загрожує штрафами та адміністративною відповідальністю.
Кому це потрібно?
Згідно з законом від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг», вести облік товарних запасів зобов’язані суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг.
Простіше, порядок ведення обліку застосовується до таких підприємців:
– ФОП на загальній системі оподаткування;
– ФОП на єдиному податку – платники ПДВ;
– ФОП на єдиному податку 2-4 групи, які провадять діяльність з:
● Реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;
● Лікарських засобів та виробів медичного призначення;
● Ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
Також Порядок № 496 встановлює обов’язок ведення обліку товарних запасів за місцем їх реалізації для фізичних осіб – підприємців на загальній системі оподаткування, які здійснюють діяльність у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.
Аби краще зрозуміти, хто ж все таки повинен вести облік, розберемо ці категорії на прикладах:
| Приклад | Чи потрібен товарний облік? |
| Підприємець (1 група), що продає одяг на ринку. | Ні, це товар, продаж якого не потребує застосування РРО та ПРРО, а підприємець не є платником ПДВ. |
| Підприємець (1 група), що продає на ринку непродовольчі товари широкого вжитку (ТСПТ). | Так. Підприємець є єдинником – неплатником ПДВ (перша, друга і третя групи), який торгує технічно складними побутовими товарами (далі – ТСПТ). |
| Підприємець (2 група) торгує медичними товарами лише за безготівковим розрахунком через касу банку. | Ні. Такий підприємець не має розрахункових операцій. |
| Підприємець ( 3 група зі ставкою ЄП 3%) займається реалізацією вікон, розраховуючи клієнтів платіжними картами. | Так. Підприємець– платник ПДВ, і має розрахункові операції. |
| Підприємець на загальній системі оподаткування, займається реалізацією сантехнічних матеріалів для юридичних осіб. Оплата здійснюється безготівково (переказом на рахунок). | Ні. Підприємець не має розрахункових операцій |
| Підприємець (2 і 3 група) продає взуття в інтернет-магазині, для розрахунку використовує РРО. | Ні. Підприємець не є платником податків, і не зобов’язаний застосовувати РРО. |
Як вести товарний облік?
По-суті, тут все просто. Єдині складнощі у тому, що всі операції з товарами відображатися у спеціальній “Формі ведення обліку товарних запасів”.
Тобто, не достатньо просто зберігати чеки про поставки та накладні, необхідно вносити до форми кожну операцію, що відбувається з кожним товаром, при цьому, дотримуючись норм ведення цієї форми.
Це може ускладнити облік тим, хто реалізує товари у різних точках.
Ось такий вигляд має форма:
Під час перевірки підприємець чи адміністратор повинні надати первинні документи на товар чи їх копії (оригінали необхідно надати до закінчення перевірки).
Якщо ФОП веде форму обліку товарних запасів в електронному вигляді, він повинен надати доступ контролеру до форми у такому вигляді, щоб її можна було переглянути та скопіювати.
Як вести облік товарних запасів у програмі: покроково
- Створіть довідник товарів: назва, артикул, штрих-код, одиниця виміру, ціна продажу. Товари можна завантажити з Excel або XML, щоб не вводити вручну.
- Проведіть стартову інвентаризацію й внесіть фактичні залишки з собівартістю.
- Оприбутковуйте кожну поставку на підставі накладної постачальника — програма збільшить залишки й запам’ятає закупівельну ціну партії.
- Фіксуйте кожен продаж і повернення. Якщо каса підключена до тієї ж програми, залишки зменшуються автоматично під час продажу.
- Оформлюйте списання й переміщення між точками продажу, щоб облік відповідав факту.
- Регулярно звіряйте облік із фактом через інвентаризацію — наприклад, раз на місяць або квартал.
Так ви отримуєте актуальні дані про надходження та вибуття кожного товару, які можна вивантажити для перевірки разом із первинними документами.
Що перевіряють контролюючі органи
- наявність первинних документів на товар: накладних, чеків, договорів;
- відповідність фактичних залишків даним обліку;
- облік за місцем продажу, якщо у вас кілька точок;
- можливість переглянути та скопіювати облік, якщо він ведеться в електронному вигляді.
Вимоги до обліку залежать від групи ФОП і виду діяльності, а законодавство змінюється, тому перед перевіркою звіряйтеся з актуальними роз’ясненнями податкової або консультуйтеся з бухгалтером.
Часті запитання
Чи можна вести облік товарних запасів в електронному вигляді?
Так, облік можна вести в електронній формі за умови, що під час перевірки ви можете надати доступ до нього й первинні документи на товар.
Чи потрібно вести облік, якщо я працюю з ПРРО?
ПРРО фіксує розрахункові операції, але не замінює облік надходження товарів. Зручно, коли каса й облік працюють в одній програмі: продаж через ПРРО одразу зменшує залишок.
Як облік запасів допомагає бізнесу, крім перевірок?
Ви бачите, які товари закінчуються, які лежать без руху, і скільки грошей заморожено на складі. Детальніше — про програму для складського обліку.
Автоматизація процесу товарного обліку
Усі складнощі можна полегшити за допомогою автоматизації цього процесу.
Наприклад, можна скористатись HugeProfit – сервісом для обліку залишків товару, контролю продажів та наочного відображення доходів та витрат вашого інтернет-магазину, магазину у Instagram чи маркетплейсах.
Все що вам потрібно – це вносити дані оприбуткування, списання, переміщення, замовлення, продажів, поверненнь від клієнтів або постачальників у програму.
До того ж, сервіс надає можливість сканувати штрих-коди та друкувати чеки. Усю необхідну вам документацію ви зможете завантажити у зручному вам форматі та внести її у форму.
Ба більше, в сервісі HugeProfit є можливість підключити ПРРО, оскільки з 1 січня 2022 року більшість підприємців зобов’язані використовувати пРРО, а також за бажанням видавати клієнтам фіскальні чеки.
Та й враховуючи те, що HugeProfit часто радує своїх користувачів оновленнями, можна сподіватись на інтеграцію з податковою найближчим часом.
На перший погляд, облік товарів може здатися вам складним, але автоматизувавши цей процес, ви зрозумієте, що це доволі легко!
Читайте також:
