Что такое учет товарных запасов?
Товарный учет — операция по отображению поступления и расхода товаров на основе первичных документов.
Простыми словами, это отображение того, сколько товаров вы получили и сколько продали.
Это означает, что ФОП (на основе первичных документов) при получении товара должны вносить его в электронный или бумажный учет.
Для чего это?
Закон о применении регистраторов расчетных операций был создан для борьбы с теневой экономикой.
Это означает следующее: если раньше продукция, которая реализуется, могла попадать к клиентам прямо из коробок поставщиков, то теперь отсутствие добросовестного учета каждой товарной единицы грозит штрафами и административной ответственностью.
Кому это нужно?
Согласно закону от 06.07.1995 № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», вести учет товарных запасов обязаны субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или безналичной форме (с использованием электронных платежных средств, платежных чеков, жетонов и т. д.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг.
Проще говоря, порядок учета применяется к следующим предпринимателям:
— ФОП на общей системе налогообложения;
— ФОП на едином налоге — плательщики НДС;
— ФОП на едином налоге 2-4 группы, занимающиеся:
● Реализацией технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту;
● Лекарственных средств и изделий медицинского назначения;
● Ювелирных и бытовых изделий из драгоценных металлов, драгоценных камней, драгоценных камней органогенного образования и полудрагоценных камней.
Также Порядок № 496 устанавливает обязанность ведения учета товарных запасов по месту их реализации для физических лиц — предпринимателей на общей системе налогообложения, осуществляющих деятельность в сфере торговли, общественного питания и услуг.
Чтобы лучше понять, кто же все-таки должен вести учет, разберем эти категории на примерах:
| Пример | Нужен товарный учет? |
| Предприниматель (1 группа), который продает одежду на рынке. | Нет, это товар, продажа которого не требует применения РРО и ПРРО, а предприниматель не является плательщиком НДС. |
| Предприниматель (1 группа), который продает на рынке непродовольственные товары широкого потребления (ТСПТ). | Да. Предприниматель является единщиком — неплательщиком НДС (первая, вторая и третья группы), который торгует технически сложными бытовыми товарами (далее — ТСПТ). |
| Предприниматель (2 группа) торгует медицинскими товарами только безналичным расчетом через кассу банка. | Нет. Такой предприниматель не имеет расчетных операций. |
| Предприниматель (3 группа с ставкой ЕП 3%) занимается реализацией окон, рассчитывая клиентов платежными картами. | Да. Предприниматель — плательщик НДС и имеет расчетные операции. |
| Предприниматель на общей системе налогообложения занимается реализацией сантехнических материалов для юридических лиц. Оплата производится безналичным переводом (переводом на счет). | Нет. Предприниматель не имеет расчетных операций. |
| Предприниматель (2 и 3 группа) продает обувь в интернет-магазине, для расчета использует РРО. | Нет. Предприниматель не является плательщиком налогов и не обязан применять РРО. |
Как вести товарный учет?
По сути, здесь все просто. Единственная сложность заключается в том, что все операции с товарами должны отражаться в специальной «Форме ведения учета товарных запасов».
То есть, недостаточно просто хранить чеки о поставках и накладные, необходимо вносить в форму каждую операцию, которая происходит с каждым товаром, при этом соблюдая нормы ведения этой формы.
Это может усложнить учет тем, кто реализует товары в разных точках.
Вот такой вид имеет форма:
Во время проверки предприниматель или администратор должны предоставить первичные документы на товар или их копии (оригиналы необходимо предоставить до окончания проверки).
Если ФОП ведет форму учета товарных запасов в электронном виде, он должен предоставить доступ контролеру к форме в таком виде, чтобы ее можно было просмотреть и скопировать.
Как вести учет товарных запасов в программе: пошагово
- Создайте справочник товаров: название, артикул, штрихкод, единица измерения, цена продажи. Товары можно загрузить из Excel или XML, чтобы не вводить вручную.
- Проведите стартовую инвентаризацию и внесите фактические остатки с себестоимостью.
- Оприходуйте каждую поставку на основании накладной поставщика — программа увеличит остатки и запомнит закупочную цену партии.
- Фиксируйте каждую продажу и возврат. Если касса подключена к той же программе, остатки уменьшаются автоматически при продаже.
- Оформляйте списания и перемещения между точками продаж, чтобы учет соответствовал факту.
- Регулярно сверяйте учет с фактом через инвентаризацию — например, раз в месяц или квартал.
Так вы получаете актуальные данные о поступлении и выбытии каждого товара, которые можно выгрузить для проверки вместе с первичными документами.
Что проверяют контролирующие органы
- наличие первичных документов на товар: накладных, чеков, договоров;
- соответствие фактических остатков данным учета;
- учет по месту продажи, если у вас несколько точек;
- возможность просмотреть и скопировать учет, если он ведется в электронном виде.
Требования к учету зависят от группы ФЛП и вида деятельности, а законодательство меняется, поэтому перед проверкой сверяйтесь с актуальными разъяснениями налоговой или консультируйтесь с бухгалтером.
Частые вопросы
Можно ли вести учет товарных запасов в электронном виде?
Да, учет можно вести в электронной форме при условии, что во время проверки вы можете предоставить к нему доступ и первичные документы на товар.
Нужно ли вести учет, если я работаю с ПРРО?
ПРРО фиксирует расчетные операции, но не заменяет учет поступления товаров. Удобно, когда касса и учет работают в одной программе: продажа через ПРРО сразу уменьшает остаток.
Как учет запасов помогает бизнесу, кроме проверок?
Вы видите, какие товары заканчиваются, какие лежат без движения и сколько денег заморожено на складе. Подробнее — о программе для складского учета.
Автоматизация процесса товарного учета
Все сложности можно упростить с помощью автоматизации этого процесса.
Например, можно воспользоваться HugeProfit — сервисом для учета остатков товара, контроля продаж и наглядного отображения доходов и расходов вашего интернет-магазина, магазина в Instagram или маркетплейсах.
Все, что вам нужно — это вносить данные о приходе, списании, перемещении, заказах, продажах, возвратах от клиентов или поставщиков в программу.
Более того, сервис предоставляет возможность сканировать штрих-коды и печатать чеки. Всю необходимую вам документацию вы сможете загрузить в удобном вам формате и внести её в систему.
И, кроме того, в сервисе HugeProfit есть возможность подключить ФРРО, так как с 1 января этого года большинство предпринимателей обязаны использовать ФРРО и, по желанию, выдавать клиентам фискальные чеки.
И учитывая, что HugeProfit часто радует своих пользователей обновлениями, можно надеяться на интеграцию с налоговой в ближайшее время.
На первый взгляд, учёт товаров может показаться вам сложным, но автоматизировав этот процесс, вы поймёте, что это довольно легко!
Читайте также:
