Як оформити поставку товару від постачальника в HugeProfit

Поставка — це закупівля товару: вона збільшує залишки, задає собівартість кожної партії, враховує вартість доставки і показує, скільки ви винні постачальнику.

Список поставок

«Товари» → «Поставки». Угорі — підсумки: «Поставок», «Очікується на суму», «Отримали на суму», «Не оплачено», «Задіяно» / «Не задіяно». Фільтр — за товаром, статусом, складом, постачальником, оплатою, валютою, рахунком.

• «В очікуванні» — товар ще в дорозі; «Завершено» — прийнято на склад.
• «Задіяно» — скільки одиниць з цієї поставки вже продано (списано), «Не задіяно» — скільки ще лежить на складі.
• У рядку: «Додати ТТН», «Прийняти поставку» / «Редагувати поставку», «Оплатити поставку», «Оплатити доставку», «Друк цінників / етикеток».
• Вкладка «Видалені поставки» — видалену поставку можна відновити.
• Значок завантаження на панелі фільтрів — «Завантажити звіт PDF» / «Завантажити звіт Excel»: список відібраних поставок з сумами, оплатами й статусами; «Зведення поставок» — які товари прийняли за цими поставками (див. нижче).
• 🖨 у рядку — друк поставки: «Із закупівельними цінами», «З цінами продажу» або «Без цін» (наприклад, для комірника). Співробітник без дозволу «Інф. про доходи» друкує лише з цінами продажу. Якщо в «Налаштування» → «Друк» → «Поставки» є кілька документів або в документі закріплена ціна, замість меню відкриється вибір документа. Див. Друк документів.

Зведення поставок: які товари прийняли

Потрібно звірити з постачальником чи бухгалтером, що саме приїхало за тиждень або за кілька поставок? Позначте поставки галочками в рядках (галочка в заголовку — усі поставки на сторінці). Над списком з’явиться кнопка «Зведення поставок»:

1. Натисніть «Зведення поставок».
2. За потреби увімкніть «З розбиттям по поставках».
3. Виберіть «Excel» або «PDF».

• У документ потрапляє лише фактично прийнята кількість. Без розбиття — один рядок на товар: кількість з усіх поставок разом, ціна закупки — середня зважена. З розбиттям — окрема таблиця для кожної поставки з постачальником, складом і датою.
• Нічого не позначили — те саме зведення є в значку завантаження на панелі фільтрів: туди потраплять усі поставки за поточними фільтрами й періодом.
• Ціни й суми в документі бачить лише співробітник з дозволом «Інф. про доходи».
• Галочки, кнопка і значок завантаження доступні з дозволом «Завантаження документів поставок» (Співробітники і доступи).
• Колонки, шапку й назву документа можна налаштувати: «Налаштування» → «Друк» → вкладка «Зведення поставок».

Створення і прийом

Покроково з картинками — у Швидкому старті, крок 6. Коротко:

1. «Створити поставку товару» → склад, назва, постачальник, «Валюта поставки», сума, рахунок оплати (або «Не оплачено»), ТТН, дата.
2. Товари: пошук або «Підвантажити з Excel» (свій шаблон), кількість і «Ціна закупки». Новий товар створюється прямо тут.
3. Коли товар приїхав — «Прийняти поставку»: скільки отримано (можна менше, ніж замовлено), місце зберігання (можна сканувати бірку), далі вартість доставки і оплата, далі перевірка цін продажу.

• «Авто. зміна собівар.» і «Авто. націнка» над колонками — масово перерахувати собівартість або ціну продажу для всіх товарів поставки (наприклад, ціна продажу = собівартість + доставка + N%).
• Доставка розподіляється між товарами поставки пропорційно сумі кожної позиції (ціна закупки × кількість) і додається до їхньої собівартості. Оплата доставки записується витратою категорії «Доставка поставок».
• ⚠️ Товар, який додали вже під час прийому, а не на другому кроці створення поставки, доставку в собівартість не отримує. Додавайте всі товари одразу на кроці «Товари».
• Колонки «Ціна продажу» й «Авто. націнка» у формі поставки бачить лише співробітник з дозволом «Редагування ціни продажу в постачанні», а ціну закупки й собівартість — з дозволом «Редагування собівартості в постачанні». Так комірник може приймати товар, не змінюючи цін.
• Валюта: якщо закуповуєте в доларах чи євро, вкажіть валюту поставки — собівартість перерахується в гривні за курсом. Покроково — розділ «Закупівля у валюті» нижче.

Закупівля у валюті

Купуєте товар за долари, євро чи злоті, а продаєте в гривні? HugeProfit зберігає ціну закупівлі у валюті й рахує собівартість і прибуток у гривні. Повний розбір із прикладом розрахунку — у статті Мультивалютність.

1. Валютний рахунок. «Фінанси» → «Транзакції» → «Додати новий рахунок» → виберіть валюту рахунку (наприклад, долар). У поставках можна вибрати лише ті валюти, для яких у вас є рахунок.
2. Курс. «Налаштування» → «Курс валют»: «За загальним курсом» (один курс для всіх поставок, можна оновлювати автоматично) або «За курсом у поставці» (свій курс у кожній поставці). Див. Налаштування акаунту. Без курсу собівартість і прибуток рахуватимуться неправильно.
3. Поставка. На першому кроці виберіть «Валюта поставки» — з’явиться поле «Курс валют» для цієї поставки (підставляється загальний курс, його можна змінити), а «Сума поставки» і «Списати з рахунку» перемкнуться на валюту поставки. Ціни закупки вказуйте у валюті поставки. Якщо товар уже має собівартість у гривні, впишіть його ціну закупки у валюті.
4. Оплата. Сума поставки зафіксована у її валюті, тож оплатити поставку можна лише з рахунку тієї самої валюти. Доставку — теж: у «Списати за доставку з рахунку» доступні лише рахунки валюти поставки. Платили за доставку гривнями — перерахуйте суму у валюту поставки за курсом.
5. Ціни продажу на останньому кроці прийому вказуються в основній валюті (гривні).

Як рахується прибуток. Курс 41,50, ціна закупки 25 $, ціна продажу 1 390 грн. Собівартість: 25 × 41,50 = 1 037,50 грн. Прибуток з продажу: 1 390 − 1 037,50 = 352,50 грн.

Картка поставки і оплата

Натисніть на ID поставки — відкриється картка: очікувалося / отримано / задіяно, дати, склад, файли (накладні, рахунки — «Додати файл»), список товарів, оплата.

• «Вивантажити звіти» — документ поставки в PDF чи Excel (товари, кількості, ціни закупки).
• «Розподілити по місцях» — якщо ведете місця зберігання: розкласти прийняті товари по стелажах і полицях (можна сканувати бірку місця).
• Якщо постачальник відправив товар службою доставки, додайте ТТН («Додати ТТН» у рядку) — у списку з’явиться «Статус відстеження» посилки.

«Оплатити поставку» створює витрату категорії «Поставка», прив’язану до цієї поставки, з вибраного рахунку. Можна платити частинами — статус покаже «Не оплачено», «Оплачено» або «Переплата».

Постачальники

Вкладка «Постачальники»: ім’я, контакти, коментар, скільки поставок очікується й отримано, сума за весь час і борг («Не оплачено»). «Додати постачальника» — ім’я (назва), телефон, адреса, коментар. Натисніть на постачальника, щоб побачити всі його поставки; у картці товару вкладка «Товар за постачальниками» показує, у кого і почім ви його купували.

Закупівля за швидкістю продажів

Не знаєте, скільки замовляти? Увімкніть режим «Закупівля» у списку товарів — HugeProfit порахує рекомендовану кількість і створить поставку з позначених товарів. Див. Товари.

Поставки, режим закупівлі й розрахунки з постачальниками разом становлять облік закупівель у HugeProfit.